Accord de traitement des données

Version du 25 octobre 2026.

0. Objet et parties

Le présent accord de traitement des données (l'« Accord ») complète les Conditions générales de vente et d'utilisation (les « Conditions ») conclues entre :

• ADAPTIZY (nom commercial), exploité par Roland-Emanuel Gabiane, entrepreneur individuel (EI), SIREN 853 657 278, adresse d'établissement PK 12 34 rue Eucher Pothin, 97430 Le Tampon, La Réunion (France) (l'« Éditeur », ci-après le « Sous-traitant ») ;
• le Client souscripteur du service Ernestio (ci-après le « Responsable de traitement »).

Le présent Accord est accepté avec les Conditions ; pour l'offre Cabinet, il est en outre signé par les deux parties. Il ne couvre aucune donnée de santé de patients, que le Client ne confie pas au Service (article 8 des Conditions).

Au sens du règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») :

• le Client est responsable de traitement des données personnelles qu'il confie à son Assistant (données de ses contacts, clients, prospects, fournisseurs, salariés, etc.) ;
• l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant et ne traite ces données que sur les instructions documentées du Client. Le présent Accord, les Conditions et l'utilisation que le Client fait de son Assistant valent instructions.

En cas de contradiction, le présent Accord prévaut sur les Conditions pour ce qui concerne la protection des données personnelles.

1. Description du traitement (annexe I)

Données de tiers. Les messages et documents que le Client confie à l'Assistant contiennent souvent des données de personnes qui n'ont pas de lien contractuel avec l'Éditeur. Leur information (article 14 du RGPD) et la base légale du traitement relèvent du Client. Pour produire chaque réponse, les éléments de la conversation en cours, la mémoire de l'Assistant, les extraits de fichiers qu'il consulte et ce qu'il lit dans les applications reliées par le Client sont transmis au fournisseur du modèle d'intelligence artificielle (article 5).

2. Obligations du Sous-traitant (article 28.3 du RGPD)

Le Sous-traitant s'engage à :

1. Instructions : ne traiter les données que sur instructions documentées du Responsable de traitement, y compris pour les transferts hors de l'Union européenne, et l'informer si une instruction lui paraît contraire à la réglementation ;
2. Confidentialité : veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation de confidentialité ;
3. Sécurité : mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites à l'article 7 (article 32 du RGPD) ;
4. Sous-traitants ultérieurs : ne recourir qu'aux sous-traitants ultérieurs prévus à l'article 5 ;
5. Droits des personnes : aider le Responsable de traitement, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes d'exercice des droits (articles 12 à 23 du RGPD) ;
6. Assistance : aider le Responsable de traitement à respecter ses obligations de sécurité, de notification des violations, d'analyse d'impact et de consultation préalable (articles 32 à 36), compte tenu des informations dont il dispose ;
7. Sort des données : supprimer les données au terme de la prestation, dans les conditions de l'article 8 ;
8. Démonstration de conformité : mettre à disposition du Responsable de traitement les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 et permettre les audits prévus à l'article 9.

3. Obligations du Responsable de traitement

Le Client garantit qu'il :

• dispose d'une base légale valable (article 6 du RGPD) pour les données qu'il confie à l'Assistant ;
• a informé les personnes concernées (articles 13 et 14), y compris, lorsque c'est requis, du recours à un assistant automatisé (article 10 du présent Accord) ;
• ne confie pas de catégories particulières de données hors du cadre autorisé ;
• donne des instructions licites et garde la maîtrise de ce que l'Assistant envoie ou publie en son nom ;

4. Notification des violations de données

Le Sous-traitant notifie au Responsable de traitement toute violation de données personnelles sans délai injustifié, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, par e-mail à l'adresse du compte du Client, depuis hello@ernestio.com. La notification décrit, dans la mesure du possible : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées. Les informations peuvent être communiquées de manière échelonnée.

Il appartient au Responsable de traitement de notifier l'autorité de contrôle et, le cas échéant, les personnes concernées. Le Sous-traitant l'assiste dans ces démarches.

5. Sous-traitants ultérieurs (articles 28.2 et 28.4 du RGPD)

Le Client donne une autorisation générale au recours aux sous-traitants ultérieurs nommés à l'annexe III du présent Accord. Cette annexe est remise au Client avec le présent Accord et envoyée sur simple demande à hello@ernestio.com ; les catégories de ces sous-traitants, leurs pays et leurs garanties figurent aussi sur la page Sous-traitants.

• Le Sous-traitant impose à chacun, par contrat, des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent Accord.
• Le Sous-traitant informe le Client de tout ajout ou remplacement d'un sous-traitant ultérieur avec un préavis de 30 jours, et lui envoie l'annexe III mise à jour. Le Client peut s'y opposer pour un motif raisonnable lié à la protection des données ; à défaut d'accord, il peut résilier les Conditions sans pénalité avant l'entrée en vigueur du changement.
• Le Sous-traitant demeure pleinement responsable envers le Client de l'exécution par ses sous-traitants ultérieurs de leurs obligations.

Cloisonnement. Chaque Client dispose de son propre serveur : les données d'un Client ne sont pas mutualisées avec celles d'un autre.

Applications reliées par le Client. Les éditeurs des applications que le Client relie lui-même à son Assistant, choisis par lui, agissent dans le cadre du contrat qui les lie au Client : ils ne sont pas des sous-traitants ultérieurs. Composio, par l'intermédiaire duquel certaines de ces applications sont reliées, en est un (annexe III).

6. Transferts hors de l'Union européenne

• Le serveur dédié du Client, qui conserve son contenu, est hébergé en Allemagne (Nuremberg, Falkenstein) ou en Finlande (Helsinki) ; si cet hébergeur n'a aucun serveur disponible au moment de sa création, il peut l'être, en secours, chez Contabo, dans l'Union européenne (annexe III).
• Pour l'offre Cabinet, l'Éditeur s'engage sur la formule suivante : « Pour l'offre Cabinet, les réponses de l'IA sont produites dans des centres de données situés en Europe, sans conservation de vos demandes. » Les demandes de l'Assistant d'un poste Cabinet à l'intelligence artificielle passent par l'adresse européenne d'OpenRouter, la seule où la clé de ce poste est admise ; restent hors d'Europe l'identifiant technique de cette clé et ses données de facturation chez OpenRouter, et ce qui passe par Composio (article 8 des Conditions).
• Le fournisseur d'accès aux modèles d'intelligence artificielle et les fournisseurs de modèles peuvent être établis hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis ; Composio, établi aux États-Unis, reçoit pour chaque Client l'identifiant technique de son Assistant et l'adresse IP de son serveur, puis, si le Client relie une application par son intermédiaire, l'autorisation donnée et ce que l'Assistant y lit ou y prépare, ainsi que les fichiers que le Client demande de joindre à un e-mail, déposés au préalable dans l'espace de stockage de fichiers de Composio ; les prestataires de la lecture du web, des trajets, de la météo, des vols et des outils payants, appelés par l'intermédiaire de Composio et établis pour la plupart aux États-Unis, reçoivent les données de chaque demande. Ces transferts sont encadrés par les garanties appropriées de l'article 46 du RGPD indiquées pour chacun à l'annexe III (et, par catégorie, sur la page Sous-traitants), notamment les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision 2021/914) ; lorsqu'un prestataire appelé par l'intermédiaire de Composio ne publie aucune garantie, ou agit selon ses conditions en responsable de traitement indépendant, l'annexe III le dit.

7. Mesures de sécurité (annexe II)

• Cloisonnement : un serveur dédié par Client, avec son propre pare-feu.
• Hébergement : en Allemagne (Nuremberg, Falkenstein) ou en Finlande (Helsinki), chez un hébergeur établi dans l'Union européenne.
• Chiffrement en transit : connexion chiffrée (HTTPS) entre le navigateur et l'interface ; accès à l'interface protégé par des identifiants.
• Administration : par clé cryptographique uniquement ; connexion par mot de passe et compte administrateur direct désactivés ; port d'administration ouvert à la seule adresse du poste de l'Éditeur.
• Durcissement : pare-feu fermant toute connexion entrante hors interface web, blocage des tentatives de connexion répétées, mises à jour de sécurité automatiques.
• Clés d'accès aux modèles : une clé propre à chaque client, plafonnée et révocable ; les clés principales de l'Éditeur ne sont jamais installées sur un serveur client.
• Secrets : clés techniques conservées dans un coffre à secrets d'un prestataire établi en France.
• Applications reliées directement : l'autorisation est gardée sur le Serveur dédié ; lorsque le Client retire l'application, son autorisation est effacée du Serveur dédié (elle demeure dans les copies chiffrées de sauvegarde jusqu'à leur effacement), mais l'accès donné chez l'éditeur n'est pas retiré : le Client le retire depuis son compte chez cet éditeur.
• Applications reliées par l'intermédiaire de Composio : un espace à part chez Composio pour chaque Client, dont la clé d'accès ne fonctionne que depuis son serveur ; retirer une application efface l'autorisation chez Composio et demande sa révocation à son éditeur.
• Effacement : à la suppression d'un serveur, la clé d'accès aux modèles est révoquée avant la destruction du serveur ; l'espace du Client chez Composio est supprimé lui aussi avant cette destruction, avec les autorisations données par son intermédiaire, dont la révocation est demandée à chaque éditeur ; la destruction est constatée chez l'hébergeur.
• Sauvegardes : chaque nuit, une image complète du serveur du Client, faite par l'hébergeur et gardée chez lui sept jours, dans l'Union européenne ; elle permet de remettre le serveur dans l'état d'une de ces nuits. Les images sont supprimées avec le serveur. Chaque nuit également, une copie chiffrée du contenu de l'Assistant (réglages, clés techniques et autorisations des applications reliées directement compris) est faite sur le serveur, pour une clé que seul l'Éditeur détient, puis déposée chez un prestataire établi en France ; chaque serveur ne peut qu'y déposer ses propres copies, dans ses seuls dossiers et depuis sa seule adresse, sans pouvoir les lire ; une copie remplacée par un nouveau dépôt du même nom reste récupérable pendant sept jours. Ces copies permettent de revenir à l'une des sept dernières nuits ou des quatre dernières semaines ; chacune est effacée au plus tard quatre semaines après avoir été faite.
• Restauration sur un nouveau serveur : si le serveur d'un Client est perdu, l'Éditeur peut remettre son Assistant sur un nouveau serveur à partir de la copie chiffrée d'une nuit ; cette copie est téléchargée et ouverte sur le poste de travail de l'Éditeur le temps de la restauration, puis effacée de ce poste. La restauration n'est entreprise que sur confirmation d'une personne, et jamais tant que l'ancien serveur existe.
• Suivi : de la place occupée par les données de chaque poste, l'Éditeur ne retient que des tailles, jamais les noms ni le contenu des fichiers.
• Journaux : les journaux de connexion à l'interface du serveur (adresses IP, dates et heures) sont conservés 6 mois, puis supprimés.

8. Sort des données en fin de contrat

À la fin des Conditions :

• jusqu'à la suppression, le Responsable de traitement peut télécharger à tout moment, depuis son Assistant, une copie de son Contenu ;
• à l'issue d'un délai de grâce de 7 jours suivant la fin effective de l'abonnement (ou d'un essai annulé), le Sous-traitant, après avoir vérifié la situation du compte, détruit le serveur dédié et toutes les données qu'il contient ; cette destruction est toujours décidée et lancée par lui, jamais par un traitement automatique ; le Sous-traitant n'en conserve aucune copie, hormis les copies chiffrées de sauvegarde (article 7), qui ne sont pas effacées à ce moment et expirent d'elles-mêmes au plus tard quatre semaines après la destruction ;
• l'espace du Client chez Composio est supprimé, avec les autorisations données par son intermédiaire, dont la révocation est demandée à chaque éditeur (article 7) ; ce que Composio a pu garder dans ses journaux y reste selon sa politique, jusqu'à un an (annexe III) ;
• les données nécessaires au respect d'obligations légales (facturation, comptabilité) sont conservées pendant les durées légales, puis supprimées.

9. Audit

Le Responsable de traitement peut, une fois par an et en cas d'incident de sécurité avéré, vérifier le respect du présent Accord, moyennant un préavis d'au moins 30 jours, pendant les heures ouvrées, sans perturber le Service et dans le respect de la confidentialité et de la sécurité des autres clients. Le Sous-traitant peut y répondre par la remise de documents ou par les réponses à un questionnaire. Les frais d'un audit sur place sont à la charge du Responsable de traitement, sauf manquement avéré du Sous-traitant.

10. Transparence sur l'intelligence artificielle

Les parties reconnaissent que le Service repose sur des traitements automatisés, notamment des modèles d'intelligence artificielle. Le Responsable de traitement informe les personnes concernées lorsque la réglementation l'exige, notamment le règlement européen sur l'intelligence artificielle (voir l'article 15 des Conditions). Aucune décision produisant des effets juridiques à l'égard d'une personne n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé (article 22 du RGPD).

11. Durée, responsabilité et droit applicable

• Le présent Accord prend effet en même temps que les Conditions et reste en vigueur tant que le Sous-traitant traite des données pour le compte du Responsable de traitement.
• La responsabilité au titre du présent Accord est régie par l'article 11 des Conditions, sous réserve des dispositions impératives du RGPD.
• Droit français ; juridiction selon l'article 17 des Conditions.

Annexes

• Annexe I : description du traitement (article 1).
• Annexe II : mesures de sécurité (article 7).
• Annexe III : liste des sous-traitants ultérieurs, remise au Client avec le présent Accord et envoyée sur simple demande à hello@ernestio.com (leurs catégories, leurs pays et leurs garanties : page Sous-traitants).