Virtuelle Assistentin oder virtuelles Sekretariat: Kosten, Aufgaben, und was Ernestio anders macht

Kurz gesagt: Eine virtuelle Assistentin ist eine Fachkraft, die Ihre Anrufe, E-Mails und Termine aus der Ferne betreut, abgerechnet pro Stunde oder im Monatspaket, zu Bürozeiten. Ernestio übernimmt dieselben lästigen Aufgaben (E-Mails, Angebote, Nachfassen, Termine und auf Wunsch das Telefon), ist aber rund um die Uhr verfügbar, zum Preis eines Abos statt eines Gehalts. Und seine Regel ändert sich nie: Nichts geht raus ohne Ihr Einverständnis.

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Wenn Sie nach „virtuelle Assistentin“ oder „virtuelles Sekretariat“ gesucht haben, kennen Sie die Lage vermutlich aus eigener Erfahrung: Das Telefon klingelt, während Sie auf der Baustelle stehen, die E-Mails stapeln sich am Abend, und die Angebote gehen immer später raus, als Ihnen lieb ist. Delegieren ist die richtige Idee. Bleibt die Frage: an wen, zu welchem Preis, und für welche Aufgaben?

Was ist eine virtuelle Assistentin eigentlich genau?

Hinter „virtuell“ steckt nichts Geheimnisvolles: Es ist eine Assistentin, die aus der Ferne arbeitet. Entweder eine Selbstständige, die mehrere Kunden von ihrem Büro aus betreut, oder ein Büroservice mit einem Team, das sich abwechselt. Die klassischen Aufgaben:

• der Telefondienst: in Ihrem Namen abheben, Nachrichten aufnehmen, filtern;
• die Terminvergabe und Kalenderpflege;
• das Schreiben und Formatieren von Briefen, Angeboten und Rechnungen;
• das Nachfassen bei Kunden und die laufende Verwaltung.

Das ist ein echter Beruf, und eine gute selbstständige Assistentin ist Gold wert: Sie kennt Ihre Vorgänge, Ihre Stammkunden, Ihre Art zu sprechen.

Was kostet eine virtuelle Assistentin?

Die Preise hängen von Erfahrung, Aufgaben und Volumen ab, aber drei Modelle kehren immer wieder:

• Pro Stunde: Rechnen Sie meist mit 25 bis 40 € pro Stunde für eine erfahrene selbstständige Assistentin.
• Im Monatspaket: Pakete mit einigen Stunden pro Woche, in der Regel zwischen 200 und 600 € im Monat, je nach Umfang.
• Pro Anruf: Beim Telefonservice eine Grundgebühr plus ein Preis pro angenommenem Anruf, oft um 1 bis 2 €.

Diese Sätze sind gerechtfertigt: Sie bezahlen eine qualifizierte Person, ihre Zeit und ihre Aufmerksamkeit. Aber für einen kleinen Betrieb summieren sich ein paar Stunden Hilfe pro Woche schnell auf mehrere Hundert Euro im Monat. Und vor allem: Diese Stunden liegen zu festen Zeiten.

Was eine menschliche Assistentin besser kann als jeder andere

Ganz klar: In heiklen Situationen bleibt der Mensch unschlagbar. Ein unzufriedener Kunde, dem man in Ruhe zuhören muss, ein sensibler Vorgang, der Fingerspitzengefühl verlangt, eine Verhandlung, in der jedes Wort zählt: Eine erfahrene Assistentin spürt solche Dinge. Wenn Ihr Geschäft den ganzen Tag von dieser Art Beziehung lebt, ist eine feste Fachkraft (oder eine Kombination, siehe unten) eine ausgezeichnete Wahl.

Die Grenzen, wenn man selbstständig ist

Das Problem ist nicht die Qualität der Arbeit. Es sind die Zwänge des Formats:

• Die Zeiten. Ihr Geschäft hört nicht um 18 Uhr auf. Angebotsanfragen kommen abends, Kunden schreiben am Sonntag. Ein Telefondienst macht dagegen pünktlich Feierabend.
• Das Volumen. Mit ein paar Stunden pro Woche im Paket müssen Sie wählen, was erledigt wird und was wartet.
• Die Ausfälle. Urlaub, Krankheit, Wechsel: Sie brauchen eine Vertretung, oder Sie übernehmen wieder alles selbst.
• Das Budget. Für einen Handwerker oder Selbstständigen am Anfang überlegt man sich mehrere Hundert Euro im Monat zweimal.

Was Ernestio anders macht

Ernestio ist keine Person: Er ist ein Assistent, dem Sie in ganz normalen Worten sagen, was zu tun ist, wie einem Kollegen. Und dieses Format ändert die Spielregeln:

• Er ist immer da. Eine Angebotsanfrage um 22 Uhr? Die Antwort liegt vor Ihrem Morgenkaffee bereit. Keine Bürozeiten, kein Urlaub, keine Vertretung zu organisieren. Was das bei eingehenden Anfragen ausmacht, lesen Sie in schnell auf Kundenanfragen antworten.
• Er kümmert sich um die E-Mails. Er liest, sortiert und bereitet Antworten in Ihrem Stil vor. Sie lesen gegen, geben frei, raus geht's.
• Er bereitet Angebote und Nachfassaktionen vor. Das Angebot geht noch am selben Tag raus, das Nachfassen kommt zum richtigen Zeitpunkt, ohne dass Sie daran denken. Es ist die Aufgabe, bei der sich Delegieren am meisten lohnt: Warum, erklären wir in Angebots-Nachfassen nie wieder vergessen.
• Er führt Ihren Kalender. Er bestätigt Termine, verschickt Erinnerungen, bereitet Ihre Tage vor.
• Er kann Ihr Telefon abheben. Auf Wunsch geht Ernestio mit Ihrer eigenen Zentrale ans Telefon: Er schlägt einen Termin vor, nennt die Angaben aus Ihrem Firmenprofil, die Sie sichtbar geschaltet haben, und nimmt für alles andere eine Nachricht auf. Jeder Anruf landet zusammengefasst in Ihrem Bereich.
• Nichts geht raus ohne Ihr Einverständnis. Das ist seine eiserne Regel: Er bereitet vor, zeigt es Ihnen, und Sie sind es, der „senden“ sagt.
• Der Preis eines Abos, nicht eines Gehalts. Ein klarer Monatstarif, ohne Bindung, mit einem Klick kündbar. Die Tarife im Detail, und der Preis der Telefonzentrale, stehen im Bereich Preise auf der Startseite.

Und noch etwas, das zählt: Wenn Ernestio etwas nicht kann, sagt er es Ihnen offen und gibt ab. Kein Bluffen.

Also: menschliche Assistentin oder Ernestio?

Die eigentliche Frage ist, was genau Sie überrollt.

• Sind es heikle menschliche Situationen den ganzen Tag (Vermittlung, sensible Vorgänge, verletzliche Kundschaft), bleibt eine feste Assistentin die richtige Wahl.
• Sind es Aufgaben, die ständig wiederkommen (Anfragen beantworten, Angebote vorbereiten, nachfassen, Termine bestätigen), nimmt Ernestio sie ohne Zeitlimit auf, zu einem Bruchteil des Preises.
• Und beides lässt sich bestens kombinieren: Ernestio übernimmt die Masse, Ihre Assistentin behält die Vorgänge, die menschliche Präsenz brauchen. Jeder nach seiner Stärke.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen einer virtuellen Assistentin und Ernestio? Eine virtuelle Assistentin ist eine Fachkraft aus der Ferne, abgerechnet pro Stunde oder im Paket, verfügbar zu Bürozeiten. Ernestio ist ein Assistent, der dieselben Alltagsaufgaben abdeckt (E-Mails, Angebote, Nachfassen, Termine, Telefon auf Wunsch), rund um die Uhr, zum Preis eines Abos.

Kann Ernestio wirklich ans Telefon gehen? Ja, mit der Telefonzentralen-Option: Er hebt an Ihrer Stelle ab, schlägt einen Termin vor, nennt die Angaben aus Ihrem Firmenprofil, die Sie sichtbar geschaltet haben, und nimmt für alles andere eine Nachricht auf. Jeder Anruf wird Ihnen in Ihrem Bereich zusammengefasst.

Behalte ich die Kontrolle darüber, was verschickt wird? Immer. Ernestio bereitet seine Arbeit vor und legt sie Ihnen vor: E-Mails, Angebote, Nachfassen. Nichts geht raus ohne Ihr Einverständnis; darauf ist alles aufgebaut.

Was kostet Ernestio? Ein klarer Monatstarif, ohne Bindung, mit einem Klick kündbar. Sie starten kostenlos, ohne Kreditkarte, und mit ihm zu schreiben kostet Sie nie etwas. Die Tarife finden Sie im Bereich Preise auf der Startseite, mit dem Preis der Optionen, Telefonzentrale inklusive.

Muss ich mich mit Computern auskennen? Wenn Sie eine Nachricht verschicken können, können Sie Ernestio nutzen. Sie schreiben ihm in ganz normalen Worten, aus Ihrem Bereich, per E-Mail oder über Telegram, und er erledigt den Rest. Nichts zu installieren.

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Der Papierkram wartet auf Ihre Freigabe, nicht umgekehrt. Geben Sie Ihre E-Mails, Angebote und Nachfassaktionen an Ernestio: Er kümmert sich darum, während Sie arbeiten, und nichts geht raus ohne Ihr Einverständnis. Meinen Assistenten erstellen →