5 formas de nunca mais esquecer o acompanhamento de um orçamento

Em resumo: um orçamento sem acompanhamento é muitas vezes um contrato perdido, não porque o cliente disse que não, mas porque ninguém voltou a dar notícias. Aqui estão cinco métodos simples para fazer o acompanhamento na hora certa, sem uma agenda sobrecarregada nem noites a recuperar o atraso. O último tira-lhe a tarefa das mãos por completo.

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Você envia um orçamento, o cliente diz "vou ver isso", e depois nada. Três semanas depois percebe que se esqueceu de fazer o acompanhamento. O trabalho foi para outro lado. Isto não acontece porque você trabalha mal, acontece justamente porque está a trabalhar, e um acompanhamento não traz um alarme incorporado.

Eis como deixar de perder um único orçamento.

1. Decida um ritmo de uma vez por todas

O mais difícil é decidir de cada vez "faço o acompanhamento agora?". Elimine a pergunta: defina uma regra simples e cumpra-a.

Um ritmo que funciona bem:

• Dia 3: umas linhas para confirmar que o orçamento chegou bem.
• Dia 8: um lembrete que se oferece para responder a dúvidas.
• Dia 15: um último acompanhamento, cordial, antes de arquivar o orçamento.

Uma vez definida a regra, já não tem de pensar: basta aplicá-la.

2. Anote a data de envio, não apenas o orçamento

Um orçamento sem data de envio é um acompanhamento impossível de agendar. Crie o hábito de escrever ao lado de cada orçamento: enviado a.... Num caderno, numa folha de cálculo, tanto faz, o essencial é saber quando o relógio começou a contar.

3. Prepare as suas palavras com antecedência

Se tiver de reescrever o acompanhamento de raiz de cada vez, não o vai fazer. Tenha à mão duas ou três fórmulas curtas e simpáticas que só precisa de adaptar:

"Olá, volto a contactá-lo a propósito do orçamento que enviei na semana passada. Tem alguma dúvida? Fico à sua disposição para conversarmos."

Curto, educado, sem pressão. É tudo o que é preciso.

4. Faça o acompanhamento na hora certa, não numa hora qualquer

Um acompanhamento lido numa terça de manhã tem mais hipóteses de receber resposta do que uma mensagem enviada numa sexta às 19 h. Sem fazer disso uma ciência, aponte para o meio da semana, durante o dia. E espace: acompanhar três vezes em dois dias irrita; três vezes em duas semanas tranquiliza.

5. Confie sem mais o acompanhamento ao Ernestio

Os quatro conselhos anteriores funcionam, desde que tenha tempo para os aplicar. Se os seus dias já estão cheios, o método mais fiável é deixar de tratar disso por completo.

Diga simplesmente ao Ernestio: "Acompanha os meus orçamentos por assinar ao fim de três dias, depois uma semana mais tarde, e avisa-me antes de cada envio." A partir daí, ele fica de olho nos seus orçamentos pendentes, prepara o acompanhamento na hora certa e apresenta-lho. Nada sai sem a sua aprovação: você valida com um olhar, ou ajusta o texto.

Enquanto você está numa obra ou numa reunião, os seus acompanhamentos continuam a sair, a horas. Recupera os contratos que o esquecimento lhe fazia perder, e as suas noites com eles.

FAQ

Ao fim de quanto tempo se deve acompanhar um orçamento? Um primeiro lembrete ao fim de três dias, depois um acompanhamento por volta do oitavo dia, e um último por volta do décimo quinto funciona bem. O importante é a regularidade, não o momento perfeito.

Quantas vezes se pode acompanhar sem ser maçador? Dois a três acompanhamentos espaçados ao longo de duas semanas são perfeitamente bem recebidos, sobretudo se o tom for amável e oferecer ajuda em vez de exigir uma resposta.

Como acompanhar sem dar a impressão de estar a implorar? Adote um tom de serviço: ofereça-se para responder a dúvidas, para rever um ponto do orçamento. Não insiste, põe-se à disposição.

O Ernestio consegue mesmo gerir os meus acompanhamentos sozinho? Ele prepara-os na hora certa e apresenta-lhos para validação. Você mantém o controlo: ele só trata de não esquecer nada e de lhe propor a mensagem certa no momento certo.

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Nunca mais um orçamento esquecido. Diga ao Ernestio para velar pelos seus acompanhamentos; ele trata disso enquanto você trabalha, e nada sai sem a sua aprovação. Dar uma tarefa ao Ernestio →