5 modi per non dimenticare più il sollecito di un preventivo
In breve: un preventivo senza sollecito e spesso un contratto perso, non perche il cliente abbia detto di no, ma perche nessuno si e fatto risentire. Ecco cinque metodi semplici per sollecitare al momento giusto, senza un'agenda sovraccarica e senza serate passate a recuperare il ritardo. L'ultimo le toglie completamente l'incombenza dalle mani.
Lei invia un preventivo, il cliente dice "ci do un'occhiata", e poi piu nulla. Tre settimane dopo si rende conto di aver dimenticato di sollecitare. Il lavoro e finito altrove. Questo non succede perche lavora male, succede proprio perche sta lavorando, e un sollecito non ha una sveglia incorporata.
Ecco come non lasciarsi piu sfuggire un solo preventivo.
1. Decida un ritmo una volta per tutte
La cosa piu difficile e decidere ogni volta "sollecito adesso?". Elimini la domanda: stabilisca una regola semplice e la rispetti.
Un ritmo che funziona bene:
- Giorno 3: due righe per verificare che il preventivo sia arrivato.
- Giorno 8: un promemoria che offre di rispondere alle domande.
- Giorno 15: un ultimo sollecito, cordiale, prima di archiviare il preventivo.
Una volta fissata la regola, non deve piu pensarci: la applica e basta.
2. Annoti la data di invio, non solo il preventivo
Un preventivo senza data di invio e un sollecito impossibile da programmare. Prenda l'abitudine di scrivere accanto a ogni preventivo: inviato il.... Su un quaderno, un foglio di calcolo, non importa, l'essenziale e sapere quando e partito il conto alla rovescia.
3. Prepari le parole in anticipo
Se deve riscrivere il sollecito da zero ogni volta, non lo fara. Tenga a portata di mano due o tre formule brevi e cordiali che deve solo adattare:
"Buongiorno, la ricontatto in merito al preventivo inviato la settimana scorsa. Ha qualche domanda? Resto a disposizione per parlarne."
Breve, cortese, senza pressioni. E tutto cio che serve.
4. Solleciti al momento giusto, non a caso
Un sollecito letto un martedi mattina ha piu probabilita di ricevere una risposta di un messaggio inviato un venerdi alle 19. Senza farne una scienza, punti a meta settimana, in giornata. E distanzi: sollecitare tre volte in due giorni infastidisce; tre volte in due settimane rassicura.
5. Affidi senz'altro il sollecito a Ernestio
I quattro consigli precedenti funzionano, a patto di avere il tempo di applicarli. Se le sue giornate sono gia piene, il metodo piu affidabile e smettere del tutto di occuparsene.
Dica semplicemente a Ernestio: "Sollecita i miei preventivi non firmati dopo tre giorni, poi una settimana dopo, e avvisami prima di ogni invio." Da quel momento, tiene d'occhio i suoi preventivi in sospeso, prepara il sollecito al momento giusto e glielo sottopone. Niente parte senza la sua approvazione: lei conferma con un'occhiata, oppure ritocca il testo.
Mentre lei e in cantiere o a un appuntamento, i suoi solleciti continuano a partire, nei tempi. Recupera i contratti che la dimenticanza le faceva perdere, e con essi le sue serate.
FAQ
Dopo quanto tempo bisogna sollecitare un preventivo? Un primo promemoria dopo tre giorni, poi un sollecito intorno all'ottavo giorno, e un ultimo intorno al quindicesimo funziona bene. L'importante e la regolarita, non il momento perfetto.
Quante volte si puo sollecitare senza risultare insistenti? Due o tre solleciti distribuiti su due settimane sono percepiti perfettamente bene, soprattutto se il tono e gentile e offre aiuto invece di reclamare una risposta.
Come sollecitare senza dare l'impressione di chiedere l'elemosina? Adotti un tono di servizio: offra di rispondere alle domande, di rivedere un punto del preventivo. Non insiste, si rende disponibile.
Ernestio puo davvero gestire i miei solleciti da solo? Li prepara al momento giusto e glieli sottopone per l'approvazione. Lei mantiene il controllo: si occupa solo di non dimenticare nulla e di proporle il messaggio giusto al momento giusto.
Mai piu un preventivo dimenticato. Dica a Ernestio di vegliare sui suoi solleciti; se ne occupa mentre lei lavora, e niente parte senza la sua approvazione. Affidare un compito a Ernestio →
E se lasciasse fare a Ernestio?
Gli affidi i suoi compiti, se ne occupa mentre lei lavora. Niente parte senza il suo accordo.