Segretaria virtuale o assistente virtuale: prezzi, mansioni e cosa cambia con Ernestio

In breve: una segretaria virtuale è una professionista che gestisce a distanza chiamate, email e appuntamenti, pagata a ore o a forfait, in orario d'ufficio. Ernestio copre le stesse incombenze (email, preventivi, solleciti, appuntamenti e, come opzione, il telefono), ma è disponibile a qualsiasi ora, al prezzo di un abbonamento e non di uno stipendio. E la sua regola non cambia mai: nulla parte senza il suo consenso.

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Se ha cercato « segretaria virtuale » o « assistente virtuale », la sua situazione somiglia probabilmente a quella di molti liberi professionisti: il telefono squilla mentre sta lavorando, le email si accumulano la sera e i preventivi partono sempre più tardi di quanto vorrebbe. Delegare è l'idea giusta. Resta da capire a chi, a quale prezzo e per quali mansioni.

Che cos'è esattamente una segretaria virtuale?

Dietro « virtuale » non c'è nulla di misterioso: è una segretaria che lavora a distanza. Può essere una libera professionista che segue più clienti dal proprio ufficio, oppure una società di segretariato con una squadra che si alterna. Le mansioni classiche:

• la segreteria telefonica: rispondere a nome suo, prendere i messaggi, filtrare;
• la gestione degli appuntamenti e dell'agenda;
• la battitura e l'impaginazione di lettere, preventivi e fatture;
• i solleciti ai clienti e il disbrigo amministrativo.

È un mestiere vero, e una brava segretaria freelance vale oro: conosce le sue pratiche, i suoi clienti abituali, il suo modo di parlare.

Quanto costa una segretaria virtuale?

I prezzi variano con l'esperienza, le mansioni e il volume, ma ricorrono tre grandi modelli:

• A ore: in genere tra i 25 e i 40 € l'ora per una segretaria freelance con esperienza.
• A forfait: pacchetti mensili di qualche ora a settimana, di solito tra i 200 e i 600 € al mese secondo il contenuto.
• A chiamata: per la segreteria telefonica, un canone di base più un prezzo per chiamata gestita, spesso intorno a 1 o 2 €.

Sono tariffe giustificate: paga una persona qualificata, il suo tempo e la sua attenzione. Ma per una piccola attività, qualche ora di aiuto a settimana diventa in fretta qualche centinaio di euro al mese. E soprattutto, quelle ore stanno in fasce fisse.

Cosa una segretaria umana fa meglio di chiunque

Siamo chiari: nelle situazioni delicate, l'essere umano resta imbattibile. Un cliente scontento da ascoltare a lungo, una pratica sensibile che richiede tatto, una trattativa in cui ogni parola conta: una segretaria esperta sente queste cose. Se la sua attività si fonda su questo tipo di rapporto ogni giorno, una professionista dedicata (o una combinazione, si veda più sotto) è un'ottima scelta.

I limiti quando si lavora in proprio

Il problema non è la qualità del lavoro. Sono i vincoli del formato:

• Gli orari. La sua attività non si ferma alle 18. Le richieste di preventivo arrivano la sera, i clienti scrivono la domenica. Un servizio di segreteria, invece, chiude.
• Il volume. Con un forfait di qualche ora a settimana, bisogna scegliere cosa viene gestito e cosa aspetta.
• Le assenze. Ferie, malattia, cambi: serve un sostituto, oppure si riprende tutto in mano.
• Il budget. Per un artigiano o un libero professionista agli inizi, qualche centinaio di euro al mese si pensa due volte.

Cosa fa Ernestio di diverso

Ernestio non è una persona: è un assistente a cui lei dice cosa fare, con parole normali, come a un collega. E questo formato cambia le regole del gioco:

• C'è sempre. Una richiesta di preventivo alle 22? La risposta è pronta prima del suo caffè del mattino. Niente orari, niente ferie, niente sostituti da organizzare. Per capire cosa cambia sulle richieste in arrivo, legga come rispondere in fretta alle richieste dei clienti.
• Si occupa delle email. Legge, smista e prepara le risposte nel suo stile. Lei rilegge, approva, e parte.
• Prepara preventivi e solleciti. Il preventivo parte in giornata, il sollecito al momento giusto, senza che lei ci pensi. È l'incombenza che rende di più delegare: glielo spieghiamo in 5 modi per non dimenticare mai il sollecito di un preventivo.
• Tiene la sua agenda. Conferma gli appuntamenti, invia i promemoria, le prepara le giornate.
• Può rispondere al suo telefono. Come opzione, Ernestio risponde con il suo centralino: propone un appuntamento, dà le informazioni della sua scheda che lei ha scelto di rendere visibili, e prende il messaggio per tutto il resto. Ogni chiamata le arriva riassunta nel suo spazio.
• Nulla parte senza il suo consenso. È la sua regola di sempre: prepara, le mostra, ed è lei a dire « invia ».
• Il prezzo di un abbonamento, non di uno stipendio. Una formula mensile chiara, senza vincoli, annullabile in un clic. Il dettaglio delle formule, e il prezzo dell'opzione centralino, sono nella sezione prezzi della pagina iniziale.

E ancora una cosa, che conta: quando Ernestio non sa fare qualcosa, glielo dice con franchezza e le passa la mano. Niente bluff.

Quindi, segretaria umana o Ernestio?

La vera domanda è la natura di ciò che la sommerge.

• Se sono situazioni umane delicate per tutta la giornata (mediazioni, pratiche sensibili, clientela fragile), una segretaria dedicata resta la scelta giusta.
• Se sono compiti che tornano di continuo (rispondere alle richieste, preparare preventivi, sollecitare, confermare appuntamenti), Ernestio li assorbe senza limiti di orario, a una frazione del prezzo.
• E i due si combinano benissimo: Ernestio prende il volume, la sua segretaria tiene le pratiche che chiedono una presenza umana. Ognuno il suo forte.

FAQ

Qual è la differenza tra una segretaria virtuale e Ernestio? Una segretaria virtuale è una professionista a distanza, pagata a ore o a forfait, disponibile in orario d'ufficio. Ernestio è un assistente che copre le stesse incombenze quotidiane (email, preventivi, solleciti, appuntamenti, telefono come opzione), a qualsiasi ora, al prezzo di un abbonamento.

Ernestio può davvero rispondere al telefono? Sì, con l'opzione centralino: risponde al posto suo, propone un appuntamento, dà le informazioni della sua scheda che lei ha scelto di rendere visibili, e prende il messaggio per tutto il resto. Ogni chiamata le viene riassunta nel suo spazio.

Mantengo il controllo su ciò che viene inviato? Sempre. Ernestio prepara il lavoro e glielo sottopone: email, preventivi, solleciti. Nulla parte senza il suo consenso; tutto è costruito su questa regola.

Quanto costa Ernestio? Una formula mensile chiara, senza vincoli, annullabile in un clic. Può iniziare gratuitamente, senza carta di credito, e parlare con lui non le costa mai nulla. Le formule sono descritte nella sezione prezzi della pagina iniziale, con il prezzo delle opzioni, centralino compreso.

Bisogna essere pratici di informatica? Se sa inviare un messaggio, sa usare Ernestio. Gli scrive quello che vuole con parole normali, dal suo spazio, via email o su Telegram, e lui fa il resto. Niente da installare.

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Le scartoffie aspetteranno il suo via libera, non il contrario. Affidi email, preventivi e solleciti a Ernestio: se ne occupa lui mentre lei lavora, e nulla parte senza il suo consenso. Creare il mio assistente →