Secretária virtual ou assistente virtual: preços, tarefas e o que o Ernestio muda

Em resumo: uma secretária virtual é uma profissional que gere à distância as suas chamadas, emails e marcações, faturada à hora ou por pacote mensal, em horário de escritório. O Ernestio cobre as mesmas tarefas pesadas (emails, orçamentos, lembretes, marcações e, como opção, o telefone), mas está disponível a qualquer hora, pelo preço de uma subscrição e não de um salário. E a sua regra nunca muda: nada sai sem o seu acordo.

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Se pesquisou « secretária virtual » ou « assistente virtual », a sua situação é provavelmente parecida com a de muitos independentes: o telefone toca enquanto está a trabalhar, os emails acumulam-se à noite e os orçamentos saem sempre mais tarde do que gostaria. Delegar é a boa ideia. Falta saber a quem, a que preço e para que tarefas.

O que é exatamente uma secretária virtual?

Por trás de « virtual » não há mistério nenhum: é uma secretária que trabalha à distância. Pode ser uma profissional independente que gere vários clientes a partir do seu escritório, ou uma empresa de secretariado com uma equipa que se reveza. As tarefas clássicas:

• o atendimento telefónico: atender em seu nome, anotar recados, filtrar;
• a gestão de marcações e da agenda;
• a redação e formatação de cartas, orçamentos e faturas;
• os lembretes a clientes e o acompanhamento administrativo.

É uma verdadeira profissão, e uma boa secretária independente vale ouro: conhece os seus processos, os seus clientes habituais, a sua maneira de falar.

Quanto custa uma secretária virtual?

Os preços variam com a experiência, as tarefas e o volume, mas repetem-se três grandes modelos:

• À hora: conte em geral entre 25 e 40 € por hora para uma secretária independente experiente.
• Por pacote mensal: pacotes de algumas horas por semana, normalmente entre 200 e 600 € por mês consoante o conteúdo.
• Por chamada: para o atendimento telefónico, uma mensalidade de base mais um preço por chamada atendida, muitas vezes à volta de 1 a 2 €.

São tarifas justificadas: paga uma pessoa qualificada, o seu tempo e a sua atenção. Mas para uma atividade pequena, algumas horas de ajuda por semana somam depressa várias centenas de euros por mês. E, sobretudo, essas horas ficam em períodos fixos.

O que uma secretária humana faz melhor do que ninguém

Sejamos claros: nas situações delicadas, o contacto humano continua imbatível. Um cliente descontente que precisa de ser ouvido com calma, um processo sensível que pede tato, uma negociação em que cada palavra conta: uma secretária experiente sente essas coisas. Se a sua atividade assenta nesse tipo de relação todos os dias, uma profissional dedicada (ou uma combinação, ver mais abaixo) é uma excelente escolha.

Os limites quando se trabalha por conta própria

O problema não é a qualidade do trabalho. São as limitações do formato:

• Os horários. A sua atividade não para às 18 h. Os pedidos de orçamento chegam à noite, os clientes escrevem ao domingo. Um serviço de atendimento, esse, fecha à hora certa.
• O volume. Com um pacote de algumas horas por semana, é preciso escolher o que é tratado e o que espera.
• As ausências. Férias, doença, saídas: é preciso prever uma substituição, ou retomar tudo sozinho.
• O orçamento. Para um artesão ou um independente a começar, várias centenas de euros por mês pensam-se duas vezes.

O que o Ernestio faz de diferente

O Ernestio não é uma pessoa: é um assistente a quem diz o que fazer, com palavras normais, como a um colega. E esse formato muda as regras do jogo:

• Está lá o tempo todo. Um pedido de orçamento às 22 h? A resposta está preparada antes do seu café da manhã. Sem horários, sem férias, sem substituições para organizar. Para ver o que isso muda nos pedidos que chegam, leia como responder depressa aos pedidos de clientes.
• Trata dos emails. Lê, organiza e prepara as respostas com o seu estilo. Relê, valida, e segue.
• Prepara orçamentos e lembretes. O orçamento sai no próprio dia, o lembrete no momento certo, sem que pense nisso. É a tarefa que mais compensa delegar: explicamos porquê em 5 maneiras de nunca mais esquecer o seguimento de um orçamento.
• Gere a sua agenda. Confirma as marcações, envia os lembretes, prepara-lhe os dias.
• Pode atender o seu telefone. Como opção, o Ernestio atende com a sua central: propõe uma marcação, dá as informações da sua ficha que decidiu tornar visíveis, e anota o recado para tudo o resto. Cada chamada chega-lhe resumida ao seu espaço.
• Nada sai sem o seu acordo. É a regra de sempre: ele prepara, mostra-lhe, e é você quem diz « envia ».
• O preço de uma subscrição, não de um salário. Uma mensalidade clara, sem fidelização, cancelável num clique. O detalhe dos planos, e o preço da opção de central telefónica, estão na secção de preços da página inicial.

E mais uma coisa, que conta: quando o Ernestio não sabe fazer algo, diz-lho com franqueza e passa-lhe a mão. Sem bluff.

Então, secretária humana ou Ernestio?

A verdadeira questão é a natureza do que o está a afogar.

• Se forem situações humanas delicadas o dia inteiro (mediação, processos sensíveis, clientela frágil), uma secretária dedicada continua a ser a boa escolha.
• Se forem tarefas que voltam sem parar (responder a pedidos, preparar orçamentos, fazer seguimentos, confirmar marcações), o Ernestio absorve-as sem limite de horário, por uma fração do preço.
• E os dois combinam muito bem: o Ernestio fica com o volume, a sua secretária guarda os processos que pedem presença humana. Cada um com o seu forte.

FAQ

Qual é a diferença entre uma secretária virtual e o Ernestio? Uma secretária virtual é uma profissional à distância, faturada à hora ou por pacote, disponível em horário de escritório. O Ernestio é um assistente que cobre as mesmas tarefas do dia a dia (emails, orçamentos, lembretes, marcações, telefone como opção), a qualquer hora, pelo preço de uma subscrição.

O Ernestio pode mesmo atender o telefone? Sim, com a opção de central telefónica: atende no seu lugar, propõe uma marcação, dá as informações da sua ficha que decidiu tornar visíveis, e anota o recado para tudo o resto. Cada chamada é-lhe resumida no seu espaço.

Mantenho o controlo do que é enviado? Sempre. O Ernestio prepara o trabalho e submete-lho: emails, orçamentos, lembretes. Nada sai sem o seu acordo; tudo assenta nessa regra.

Quanto custa o Ernestio? Uma mensalidade clara, sem fidelização, que pode cancelar num clique. Pode começar gratuitamente, sem cartão bancário, e conversar com ele nunca lhe custa nada. As fórmulas estão detalhadas na secção de preços da página inicial, com o preço das opções, central telefónica incluída.

É preciso perceber de informática? Se sabe enviar uma mensagem, sabe usar o Ernestio. Escreve-lhe o que quer com palavras normais, a partir do seu espaço, por email ou no Telegram, e ele faz o resto. Nada para instalar.

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A papelada esperará pela sua validação, não o contrário. Confie os seus emails, orçamentos e lembretes ao Ernestio: ele trata deles enquanto trabalha, e nada sai sem o seu acordo. Criar o meu assistente →